Rannsóknir sýna 25 til 56% hraðari úrlausn einstakra verkefna með gervigreind (Harvard/BCG 2023). En áhugaverðustu tilfellin eru ekki verkefnin sem verða hraðari. Það eru verkflæðin sem hverfa alveg: enginn situr lengur yfir þeim, þau bara gerast.
Fjórir eiginleikar verkflæðis sem má sjálfvirknivæða
Áður en við skoðum dæmin er gott að vita hvað einkennir verkflæði sem hentar til sjálfvirknivæðingar. Eftir að hafa smíðað yfir 50 gervigreindarlausnir síðan 2025 sjáum við sama mynstrið aftur og aftur. Bestu verkflæðin hafa fjóra eiginleika:
- Endurtekning. Verkið er unnið daglega eða vikulega, ekki einu sinni á ári.
- Skýrt inntak og úttak. Það er ljóst hvað fer inn (póstur, skjal, tafla) og hvað á að koma út (svar, samantekt, færsla).
- Mat frekar en dómgreind. Verkið krefst þess að lesa, flokka og umorða, ekki að taka stórar stefnumótandi ákvarðanir.
- Manneskja getur yfirfarið niðurstöðuna á sekúndum. Það tekur margfalt styttri tíma að samþykkja drög en að skrifa þau frá grunni.
Ef verkflæði uppfyllir þrjú eða fjögur af þessu er það kandídat. Ef það uppfyllir eitt eða ekkert, slepptu því, að minnsta kosti í bili.
Átta dæmi, deild fyrir deild
Hér eru átta verkflæði sem við sjáum oftast hjá íslenskum fyrirtækjum. Ekkert þeirra krefst forritunarkunnáttu hjá starfsfólkinu sem notar lausnina.
Þjónusta. verkflæði: Flokkun tölvupósts og svardrög · hvað breytist: Póstur er forflokkaður og drög að svari bíða. Starfsmaður yfirfer og sendir.
Fjármál. verkflæði: Drög að mánaðarskýrslum · hvað breytist: Gögnin eru sótt og fyrstu drög að texta og greiningu skrifuð sjálfkrafa.
Stjórnendur. verkflæði: Fundargerðir í aðgerðalista · hvað breytist: Upptaka fundar verður að fundargerð með ábyrgðaraðilum og tímafrestum.
Bókhald. verkflæði: Pörun reikninga við pantanir · hvað breytist: Innkomnir reikningar eru lesnir og paraðir. Aðeins frávik lenda á borði manneskju.
Mannauður. verkflæði: Atvinnuauglýsingar og umsóknarsíun · hvað breytist: Auglýsing skrifuð út frá starfslýsingu, umsóknir dregnar saman í samanburðarhæft yfirlit.
Sala og tilboð. verkflæði: Drög að útboðs- og tilboðsgögnum · hvað breytist: Fyrri tilboð og kröfulýsing verða að fyrstu drögum á klukkustund í stað daga.
Sala. verkflæði: CRM-hreinsun og skráning · hvað breytist: Samskipti eru skráð sjálfkrafa á réttan viðskiptavin, tvítök og úrelt gögn merkt.
Þróun. verkflæði: Fyrsta yfirferð á kóða · hvað breytist: Gervigreind rýnir breytingar áður en manneskja gerir það og grípur algengar villur.
Taktu eftir mynstrinu: í öllum dæmunum heldur manneskjan lokaorðinu. Gervigreindin skilar drögum, flokkun eða pörun. Starfsmaðurinn samþykkir, lagfærir eða hafnar. Þannig helst ábyrgðin á réttum stað og villur komast ekki óséðar í gegn.
Sum verkflæði verða ekki hraðari, þau hverfa
Það er munur á tvenns konar árangri. Annars vegar verkefni sem verða 25 til 56% fljótari (Harvard/BCG 2023): starfsmaðurinn vinnur þau enn, bara hraðar. Hins vegar verkflæði sem hverfa: enginn "vinnur" reikningapörun lengur, kerfið parar og manneskja skoðar aðeins frávikin.
Í dæmunum að ofan eru fundargerðir, reikningapörun og CRM-skráning oftast í seinni flokknum. Þetta eru verkin sem enginn saknar. Þau bættu engu virði við, þau voru bara nauðsynleg. Þegar þau hverfa losnar tími í verkefnin sem raunverulega krefjast dómgreindar: samskipti við viðskiptavini, greiningar, ákvarðanir.
Þetta er líka ástæðan fyrir því að við lofum aldrei "10x fyrir alla". Heiðarlega myndin er þessi: mælanleg hraðaaukning á einstökum verkefnum og nokkur verkflæði sem hverfa alveg. Það er nóg til að breyta rekstri deildar, án þess að ýkja neitt.
Hvers vegna mistekst þetta samt hjá flestum?
95% gervigreindarverkefna fyrirtækja skila ekki mælanlegum árangri (MIT NANDA). Ástæðan er sjaldnast tæknin. Hún er röðin sem hlutirnir eru gerðir í. Fyrirtæki kaupa tól, senda tölvupóst á starfsfólkið og vona það besta.
Það sem virkar er öfug röð: byrja á verkflæðunum, ekki tólunum. Kortleggja hvar tíminn fer, velja tvö til þrjú verkflæði með eiginleikana fjóra, byggja lausnina með fólkinu sem á verkflæðið og mæla fyrir og eftir. Þegar teymið sér eigin tölur, ekki tölfræði úr erlendum skýrslum, breytist viðhorfið.
Þjálfun starfsfólks er hinn helmingurinn. Sjálfvirknivæðing án þjálfunar verður að svörtum kassa sem enginn treystir eða viðheldur. Þess vegna fléttum við þetta tvennt saman í AI Sprettinum: teymin velja verkflæðin, við smíðum lausnirnar saman og innanhúss-sérfræðingar halda þróuninni áfram.
Það sem þú getur gert strax
- Haltu 30 mínútna verkflæðafund með þínu teymi. Spurðu einnar spurningar: "Hvaða verk gerir þú í hverri viku sem þér finnst þú ekki þurfa að gera?" Skrifaðu allt niður án þess að meta það strax.
- Gefðu hverju verkflæði einkunn eftir eiginleikunum fjórum. Endurtekning, skýrt inntak og úttak, mat frekar en dómgreind, hröð yfirferð. Verkflæði með þrjá eða fjóra eiginleika fara efst á listann.
- Prófaðu eitt dæmi handvirkt í dag. Taktu næstu fundargerð eða næsta svarpóst og láttu gervigreindartól skrifa fyrstu drög. Mældu tímann sem það sparar. Ein mæling úr eigin rekstri segir meira en tíu skýrslur.
[ Hafa samband ]
Bókaðu frítt stöðumat
90 mínútur sem borga sig strax: við kortleggjum gervigreindarnotkun, áhættur og 3 til 5 sjálfvirknivæðanleg verkflæði og skilum skýrslu innan viku. Engin skuldbinding.